Public relation adalah proses interaksi dimana public relation menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak, dan menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan keinginan baik, kepercayaan saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak. public relation lebih berorientasi kepada pihak perusahaan untuk membangun citra positif perusahaan, dan hasil yang lebih baik dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik dari konsumen.
Tetapi jika fungsi public relation yang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi, atau perusahaan, dan suasana kerja yang kondusif, serta peka terhadap karyawan, maka diperlukan pendekatan khusus dan motivasidalam meningkatkan kinerjanya. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi public relation adalah memelihara, mengembang tumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah. Dalam menciptakan opini-opini publik itu tiap individu mempunyai hak untuk bersuara, dan dituliskan dalam bentuk tulisan yang biasa disebut Penulisan-Penulisan PR. Penulisan PR terdiri dari Siaran Pers, Profil Perusahaan, Annual Report, dan Advertorial. Oleh sebab out makalh ini saya buat dan mengenai Penulisan PR akan dibahas secara rinci dalam makalah ini.
BAB II
PEMBAHASAN
1.Siaran Pers (Press release)
Siaran Pers adalah naskah berita (data atau informasi tentang sebuah kegiatan –pra ataupun pasca) yang disampaikan kepada wartawan atau kantor redaksi media untuk dipublikasikan di media tersebut. Dengan demikian, menulis siaran pers pada dasarnya sama dengan menulis berita seperti dilakukan para wartawan. Oleh karenanya, karakteristik dan struktur penulisan siaran pers sama dengan menulis berita.
a.Karakteristik siaran pers adalah memiliki “nilai berita” (news values), yakni aktual, faktual, penting, dan menarik. Struktur penulisannya pun sama dengan dengan penulisan berita, yakni terdiri dari head (Judul), dateline (baris tanggal), lead (teras berita), dan news body (tubuh atau isi berita). Berita sendiri artinya adalah laporan peristiwa atau peristiwa yang dilaporkan oleh media massa. Isi yang disampaikan pada siaran pers ini menggunakan kalimat langsung dan informasi yang disampaikan aktual serta akurat.
ØKiat menulis siaran pers:
1.Tulis dengan gaya penulisan berita.
2.Jangan terlalu panjang – cukup satu lembar.
3.Langsung ke masalahnya dengan segera.
4. Penuhi unsur berita 5W+1H.
5.Berikan lebih dari satu nomor kontak –nomor telpon kantor, kontak pribadi, HP, e-mail, dan fax.
6.Jika memungkinkan, buatlah usulan mengenai orang-orang yang dapat diwawancara.
7. Cek/konfirmasi siaran pers yang sudah dikirimkan melaui fax, surat, atau e-mail.
8.Jika perlu, seratakan ilustrasi foto, tabel, atau grafik atau bahan pendukung lainnya –makalah, naskah pidato, susunan acara, dsb.
9.Tuliskan pada kertas berkop-surat sehingga benar-benar resmi.
10.Tandatangani oleh pejabat paling berwenang, misalnya manajer humas, ketua panitia, dan/atau ketua lembaga/perusahaan.
11.Jika bersifat individu, misalnya artis, pakar, pejabat, ataupun warga biasa, sertakan fotokopi identitas
b.Teknik Penulisan Siaran Pers
Menulis Press Release sama halnya menulis berita untuk media massa. Press release yang baik akan mendapatkan perhatian yang baik pula dari jurnalis. Sebaliknya, press release yang tidak terarah boleh jadi hanya masuk tong sampah redaksi.
ØBeberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam menulis:
-Fokus
Tulisan yang baik harus mempunyai gagasan utama, sehingga memudahkan untuk memilah berbagai bahan yang ada. Pilih bahan yang hanya ada hubungannya dengan gagasan utama sebagai fokus sentral. Tuangkan gagasan utama ke dalam satu kalimat. Kalimat yang baik tidak lebih dari 25 kata. Setelah mendapatkan fokus, pilihlah informasi yang akan mendukung gagasan dasar atau fokus itu.
-Lead
Lead atau nose biasa disebut intro atau kepala berita atau teras berita, berupa kalimat atau paragraf pembuka yang mengajak pembaca agar mau melanjutkan bacaannya. Isinya satu atau beberapa fakta dasar: siapa, apa, bila, di mana, mengapa, bagaimana, lalu apa. Dasar ini biasa kita kenal dengan 5W+1H (who = siapa, what = apa, when = bila/kapan, where = di mana, why = mengapa, ditambah how = bagaimana, dan lalu apa (so what).
-Tubuh Berita
Berisi fakta atau kutipan yang mendukung lead, termasuk menyebutkan (attribution) sumber informasi.
-Penutup (Ending)
Umumnya berisi kutipan sumber utama yang menyimpulkan isu keseluruhan, penjelasan mengenai tindakan selanjutnya atau fakta tambahan.
-Perbaikan Kemudian
Ketika ide mengalir dalam menulis, maka biarkanlah. Jangan ragu soal tata bahasa, misalnya. Jika terbentur pada kalimat atau paragraf yang rasanya tidak benar, berilah tanda. Setelah selesai menulis, kembalilah dan perbaiki.
-Gunakan Teknik Tanya Jawab
Ketika sedang menulis, apakah suatu paragraf membangkitkan pertanyaan yang perlu dijawab pada paragraf selanjutnya? Antisipasi pertanyaan itu dengan jawaban.
-Baca Kembali
Sebaiknya setiap selesai menulis satu kalimat maka bacalah kembali secara seksama. Demikian pula dengan selesai menulis secara total dalam satu judul. Akan kelihatan bagian yang tidak cocok yang tidak tertangkap oleh mata, termasuk penggunaan tanda baca. Perbaikilah.
-Periksa Akurasi
Baca ulang dan periksa nama, judul, tanda baca, dan kutipan-kutipan. Pastikan bahwa nama yang dihubungkan dengan kutipan itu benar. Periksa juga salah ketik dan ejaan. Jangan lupa mencantumkan nama dan nomor kontak pada bagian akhir press release. Maksudnya, untuk memudahkan jurnalis menghubungi Humas manakalah masih ada data atau bahan berita yang kurang.
c.Contoh Siaran Pers
Akademi Sekretaris dan Manajemen Bhakti (ASM) Cilegon Banten, menyelenggarakan Training Leaning Centre (TLC) Bahasa Inggris dan Bahasa Jepang. Senin 19 Februari 2007.
Direktur ASM Bhakti, Drs H. JP Agustianto MM menggatakan, TLC merupakan kegiatan ekstra kurikuler yang secara rutin diselenggarakan. Kegiatan ini ditujukan guna meningkatkan kemampuan berbahasa asing para mahasiswa, lisan maupun tulisan. Rencananya, pada penyelenggaraaan TLC berikutnya, akan dibuka pula kelas bahasa Mandarin.
TLC Bahasa Inggris dan Bahasa Jepang diadakan di kampus ASM Bhakti Jl. Paus 17 Kav Blok C Cilegon, dan terbuka pula untuk umum.
2.Profil Perusahaan (Company Profile)
Profil Perusahaan merupakan penjelasan mengenai perusahaan termasuk produknya secara verbal maupun grafik yang mengangkat corporate value serta product value serta keunggulan perusahaan dibandingkan pesaing berdasarkan kedua value dan sarana untuk memperkenalkan perusahaan dengan berbagai media yang ada.
Isi Profil Perusahaan
·Menampilkan aspek perusahaan, susunana komisaris dan struktur organisasi kantor.
·Dikemas dalam suatu sajian yang “khusus”, eksklusif, baik dalam bentuk cetak maupun elektronik.
·Menampilkan segi histories dan filosofis perusahaan/organisasi.
·Diterbitkan tidak terlalu sering, kecuali kalau ada perubahan prinsipil.
Daftar isi Profil Perusahaan biasanya berisi :
·Introduksi
·Kata Pengantar atau sambutan Dewan Komisaris atau Direktur Utama.
·Historis dan struktur organisasi perusahaan
·Produk barang/jasa yang ditawarkan
·Kinerja dan manajemen perusahaan/organisasi
·Nilai asset dan kekayaan perusahaan.
·Pengembangan perusahaan, bisnis dan SDM
·Prospek dan tantangan yang dihadapi perusahaan saat sekarang dan akan datang
·Daftar kantor cabang, alamat, telepon dan lain-lain
3.Annual Report (Laporan Tahunan)
Laporan tahunan merupakan laporan perkembangan aktivitas dan pencapaian yang telah dilakukan organisasi selama satu tahun. Data dan informasi yang akurat menjandi kunci representasi dari budaya, karakter dan filosofi perusahaan yang mewujud dalam ritus, ritual, dan aktivitas perusahaan. Laporan tahunan dapat membangun citra dan reputasi perusahaan karena laporan merupakan bentuk tangguang jawab pihak manejemen perusahaan kepada publiknya. Laporan tahunan dapat menjadi alat komunikasi pemasaran yang efektif karena banyaknya investor yang mempelajari laporan tahunan sebelum melakukan investasi dalam perusahaan.
Laporan tahunan yang baik biasanya mengandung paling tidak 5 bagian: ringkasan perusahaan; surat kepada pemegang saham; operasi perusahaan dan perkembangan signifikan pertanyaan financial, dan informasi seputar pejabat dan direktur perusahaan.
a.Fungsi Laporan Tahunan
[1], sebagai alat pemasaran yang kreatif bagi perusahaan melalui integritas desain dan tulisan, menambah daya tarik perusahaan di mata konsumen.
[2] sebagai dokumen lengkap yang menceritakan secara mendetail kinerja perusahaan, beserta dengan neraca rugi laba perusahaan dalam setahun, serta memberikan gambaran mengenai tugas, peran, dan pekerjaan masing-masing bidang.
b.Contoh Laporan Tahunan
Laporan Tahunan Kebebasan Beragama Internasional
Laporan tahunan ini meninjau kegiatan Komisi AS selama setahun terakhir dan khususnya menjelaskan kondisi kebebasan beragama dan hak asasi manusia yang terkait di negara-negara yang menjadi perhatian penting bagi Komisi dan menyoroti temuan kunc, menyajikan rekomendasi kebijakan Komisi untuk memastikan bahwa promosi kebebasan agama atau kepercayaan menjadi bagian yang lebih terpisahkan dari kebijakan luar negeri AS, baik memajukan kepentingan kemanusiaan dan nasional bangsa kita keamanan dan laporan tindakan Komisi telah diambil untuk meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap pelanggaran kebebasan beragama, dan merangkum upaya Komisi untuk menjaga Kongres dan Administrasi informasi kondisi kebebasan beragama di seluruh dunia.
c.Terdapat beberapa acuan penulisan laporan tahunan yaitu:
-Disusun secara objektif. Pesan yang disusun digunakan untuk membangun kesadaran publik akan perkembangan suatu perusahaan.
-Disusun dan ditulis dalam bentuk majalah berita dengan disertai foto yang mengkilap dan desain yang menarik.
-Evaluasi atas laporan tahunan sebelumnya menjadi dasar untuk penulisan laporan tahunan selanjutnya.
-Dilengkapi dengan fakta dan data-data statistik untuk menggambarkan keadaan perusahaan secara lebih detail.
4.Advertorial
Advertorial adalah istilah yang merujuk pada jenis tulisan yang menggunakan gaya tulisan editorial dan iklan, dan dibuat untuk memberikan daya dukung dalam membentuk citra yang baik dibenak publik sasaran (membentuk opini baik publik). Advetorial merupakan salah satu jenis penggelembungan bahasa, kalimat ini berasal dari bahasa Inggris yang merupakan gabungan dari Advertisement dan Editorial.
a.Sifat Advertorial
-Informatif : bersifat memberitahukan atau memperkenalkan produk, jasa, dan kegiatan yang ditawarkan. Advertorial informatif ini menggunakan gaya penulisan langsung (straight news).
-Eksplanantif : bersifat menjelaskan dan menguraikan produk, jasa, dan kegiatan secara langsung.
-Interpretif : bersifat menginterpretasikan informasi atas produk, jasa, dan kegiatan yang dilakukan dengan memberikan sejumlah komentar atau keterangan.
-Persuasif : bersifat membujuk khalayak untuk mengikuti apa yang dikehendaki penulis.
-Influentif : bersifat mendorong adanya aksi dari khalayak dan mengarahkan timbulnya tindakan.
-Memuji : Bersifat memberikan pujian atas informasi yang diberikan agar khalayak menjadi tertarik.
-Argumentatif : bersifat membuktikan sesuatu dengan pemberian argumen dan uraian-uraian analitis.
-Eksporatif : bersifat mengungkap dan menjelaskan secara mendalam informasi yang diberikan pada khalayak. Lebih menjawab pertanyaan mengapa dan bagaimana.
b.Jenis Advertorial
Jenis advertorial dibedakan berdasarkan materi pesan yang disampaikan dalam penulisannya. Berikut adalah beberapa jenis advertorial:
-Advertorial produk. Dalam penulisannya, membahas mengenai produk-produk apa saja yang ingin disajikan ke masyarakat.
-Advertorial jasa. Dalam penulisannya, menyajikan jasa yang ditawarkan pada khalayak.
-Advertorial korporat (perusahaan). Dalam penulisannya, membahas mengenai keberadaan dan kegiatan suatu perusahaan atau instansi yang bersangkutan.
-Advertorial pemerintahan. Dalam penulisannya, membahas mengenai aktivitas di bidang pemerintahan atau potensi suatu daerah.
c.Contoh Advertorial Iklan
TAMAN BUNGA NUSANTARA
Jl. Mariawati Km. 7 Desa Kawung Luwuk, Cipanas, Cianjur
Tel. 0263-581617, 581618 Fax. 0263-581616
Fasilitas: Taman air, taman mawar, taman Perancis, taman rahasia (labirynth), taman bali,
taman mediterania, taman palem, dan taman gaya jepang, rumah kaca, danau angsa,
rafflesia mini theater, gazebo, alam imajinasi, lokasi piknik, amphitheater (panggung terapung) kereta datto,
mobil wira-wiri, menara pandang, poliklinik, nany’s galleria.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Teknik Penulisan Humas (Public Relations Writing) adalah keterampilan menulis (writing skill) khas Humas/PR dalam menghasilkan naskah-naskah yang diperlukan untuk kepentingan pencitraan positif dan popularitas perusahaan/organisasi. Tipe-tipe panulisan atau naskah PR dapat dibagi menjadi dua bagian:
1. Berkaitan dengan Media Relations/Press Relations, seperti naskah press release (siaran pers), advertorial, dan press conference (press kit/media kit).
2. Berkaitan dengan media promosi, informasi, dan komunikasi perusahaan/organisasi, seperti naskah untuk dipublikasikan di newsletter, in house magazine/Company Magazines, naskah laporan tahunan (annual report), company profile, leaflet, booklet, brosur, dan sebagainya.
Untuk menghasilkan naskah yang baik (good writing), Humas/PR harus memiliki keterampilan jurnalistik layaknya wartawan, seperti pemahaman tentang nilai berita (news values), bahasa jurnalistik (language of mass communications), kode etik jurnalistik, dan sebagainya.
Untuk kepentingan publikasi yang luas, Humas/PR membutuhkan peran media. Karena itu, diperlukan sebuah hubungan yang baik dengan kalangan pers/media massa (Press/Media Relations). Agar hubungan itu tercipta dengan baik, Humas perlu mengenali dunia pers dengan baik pula, seperti karakteristik wartawan, format media, cara kerja wartawan/media, dan sebagainya. Sekian penjelasan mengenai Penulisan PR ini. Semoga makalah yang saya buat bermanfat bagi pembaca.
